「不在転送」の設定で外出したときも安心!

20 8月 by webassist

「不在転送」の設定で外出したときも安心!

営業廻りや配達などで外出しているとき、社内にいても会議や打ち合わせなど、電話に出られないのはよくあること。

ビジネスフォンで設定できる「不在転送」が便利!

そこで、ビジネスフォンの「不在転送」を設定していれば、外出中に電話に出られないという事態は回避できます。
不在転送は様々な設定ができ、他の社員へ転送したり、外出中のスマホに転送したりできるのです。

そこで今回は、ビジネスフォンで設定できる不在転送を詳しくご説明いたします。

▶︎目次

1.ビジネスフォンで設定できる「不在転送」が便利!

ビジネスホンの基本機能として「転送」は頻繁に利用しますが、外出するときや会議に出席するときなど、離席するときに「不在転送」を設定していれば、他の社員へ転送、自分のスマートフォンに転送してくれるので、電話に出られない事態は避けられます。

その不在転送には、

  • 内線不在転送
  • 外線自動転送

と、一般的に利用する不在転送の他に、

  • 無応答転送
  • 話中転送
  • ツインコール外線転送

といった転送機能があり、お使いのビジネスホンによって機能の有無は分かれますが、いずれかの転送機能は備わっています。
それぞれの転送の特徴や使い方を簡単に見ていきましょう。

ビジネスフォンで設定できる不在転送の種類

内線不在転送

内線不在転送は、離席しているときに自分の内線電話機宛にかかってくる内線を別の社員の内線電話機に転送する機能です。
設定は、概ね以下の手順で設定できますが、お使いの機種によって異なるので説明書で確認しながら行ってください。

  1. 自分の内線電話機の受話器を上げて、内線不在転送の設定特番(機種で異なる)をダイヤル
  2. 転送先となる社員の内線番号を入力
  3. 受話器を下ろせば設定は完了です。

外線自動転送

事前に登録している担当者が外出しているときに外線着信があった場合、登録してある携帯電話や外出先の電話へ即座に自動転送する機能です。
ビジネスフォンに携帯電話番号を設定する方法は一般的に以下の通り。

  1. 自分の内線電話機の受話器を上げて、外線自動転送の設定特番(機種で異なる)をダイヤル
  2. 自分のスマートフォンの電話番号を入力
  3. 受話器を下ろせば設定は完了です。

電話が転送できなかったときは、着信時間、相手先、相手先の電話番号などの情報をメールで送信する「外線転送不成立メール」機能もセットで利用できます

無応答転送

外線着信があったときに担当者が不在だった場合、応答せずに一定時間経過すると、事前に登録してある担当者の携帯電話や、他の内線電話機を呼び出す機能です。

話中転送

電話中に別に外線がかかってきて、電話に出られないといったケースで利用するのが「話中転送」。

通話中に外線着信があったとき、あらかじめ登録してある別の内線電話機を呼び出す機能です。
転送する相手は、別の内線電話機はもちろん、留守番電話にも転送設定できるので、重要な電話でも出られないという事態は避けられます。

ツインコール外線転送

ツインコール外線転送は名前のイメージ通り、内線電話機と同時に、事前に設定してある携帯電話などにも着信するという機能。
また、それに関連する機能として、

◆ツインショット転送機能
通常の転送機能は1つの通話に対して1ヶ所のみ転送するのが、登録してある2ヶ所の転送先を同時に呼び出す機能。

◆順次転送
1つ目の転送先が通話中や不応答だった場合、2つ目を呼び出す機能。

といった転送機能も機種によっては備わっています。

以上、5タイプの不在転送をご紹介しましたが、いずれの設定も不在のときに利用するものです。

自席に戻ったときは不在転送設定の解除が必須!
ただし、解除していないと全ての着信が転送されてしまうので、不在転送の設定も大切ですが、解除も忘れないようにしましょう。

2.まとめ

外出する機会が多い営業マンや技術職員、社内にいても会議や打ち合わせなど、電話に出られないケースは多々ありますよね。
そんなとき、ビジネスフォンの「不在転送」を設定していれば、電話に出られないという事態は避けられます。

設定できる種類や方法は機種によって異なるので、お使いのビジネスフォンの説明書で確認が必要です。
ただし、設定したあとに自席に戻ったときは必ず設定は解除しておきましょう。解除しておかないと、全ての着信が転送されてしまうので注意が必要です。

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