「外線転送」とは?転送方法は2通り!

20 8月 by webassist

「外線転送」とは?転送方法は2通り!

ビジネスフォンの基本機能として、内線転送は日常的に使用しますが、「外線転送」機能も備わっています。
内線転送は同じ建物内で転送する機能ですが、外線転送は営業などで外出している社員の携帯やスマホに転送する機能を指します。

ビジネスフォンの「外線転送」とは?

従来、外出している社員宛の電話は、メモに残して帰社したときにかけてもらう、急ぎの用件なら携帯・スマホに電話してその旨を伝える手間が必要になります。

それが、ビジネスフォンの外線転送を利用すれば、業務効率化に繋がっていくのです。
ということで今回は、ビジネスフォンの「外線転送」を詳しく解説いたします。

▶︎目次

1.ビジネスフォンの「外線転送」が便利!転送方法は2通り!

就業時間中にオフィスに外線着信があったとき、かかってきた電話の対象者が在社していれば、内線転送すれば通話は簡単に取り次げます。

しかし、対象の社員が何らかの理由で外出している場合、用件を聞いて、折り返しの電話が必要ならメモに残したり、急ぎの用件から外出している携帯・スマホに連絡をとってその旨を伝えたりする必要があります。

1件2件なら対応できますが、度々そのような手間をとっていれば、自分自身の業務に支障をきたしてしまいます。

そんなとき、非常に便利なのがビジネスホンの「外線転送」。

外線転送は、外出している担当者宛に外線着信があったとき、事前に登録してある担当者の携帯電話・スマホにその外線着信を転送する・できる機能です。

外線転送は、インターネットおよび携帯電話やスマートフォンといった通信デバイスが爆発的に普及されたことで、ビジネスフォンの基本機能として搭載されるようになり、現在多くのメーカーの機種で利用できます

この外線転送を利用するメリットは、
ビジネスフォンの外線転送の方法は2通り

  • 受けた社員がメモに残す
  • 担当者の携帯・スマホに連絡をとる
  • 後からかけ直す

といった手間なくなることによる業務効率化。
さらに、電話をかけてきた相手を待たせることもなく、重要な用件もスムーズに電話が取り次げるので、ビジネスチャンスを逃しません。

2通りの外線転送方法

その外線転送には、

  • 外線手動転送
  • 外線自動転送

と、単純に手動で転送する方法と自動で転送できる方法の2つの転送方法があります。
簡単に特徴を見ていきましょう。

外線手動転送

外線着信があったときに担当者が不在の場合、手動で外出している担当者の携帯・スマホに転送する方法です。

操作方法は従来の内線転送のように、外線着信した通話を保留ボタンで一旦保留状態に。
その後は、内線転送なら内線番号をダイヤルしますが、外線転送は外出している担当者の携帯電話番号をダイヤルして呼び出します。

そして、担当者が電話にでたら、外線着信が入っている旨を伝えて受話器を下ろせば通話の引き継ぎは完了。
つまり、外線着信を内部ではなく外部に転送する単純な方法です。

外線自動転送

外線自動転送を利用するためには、担当者の携帯電話番号をあらかじめ電話帳に登録しておく必要があります。
登録方法は、機種によって異なるので説明書で確認してください。

事前に登録していれば、その担当者が不在のときに外線着信があったときでも自動で即座に転送してくれます。

また、登録する電話番号は、携帯電話番号だけでなく一般電話の電話番号でも登録できます。
社員の数によって電話帳に登録する手間はかかりますが自動転送がおすすめ。

ただし、担当者が在社しているときは設定の解除が必要。
解除していないと、すべての外線着信が転送されてしまうので、帰社したときの解除は忘れないようにしましょう。

2.まとめ

ビジネスフォンは、内線転送とともに外出している社員の携帯電話へ外線転送も可能。
手動転送はもちろん、電話帳に携帯電話番号を登録する手間はかかりますが、自動転送にも対応できます。

外線転送を利用すれば、メモを残す、携帯電話に連絡するといった手間が軽減できることで、業務効率化に一役買ってくれます。

ただし、自動転送を利用しないときは解除しておかないと、転送しなくてもいい電話まで転送されてしまうので、利用しないときは必ず解除しておきましょう。

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