自動転送を利用しないとき「解除」は忘れずに!

20 8月 by webassist

自動転送を利用しないとき「解除」は忘れずに!

ビジネスフォンの特徴は内線電話ができることと、電話を「転送」できること。
その転送機能も、単に同じ建物・フロア内で通話を転送するだけでなく、外出している社員の携帯やスマホにも転送が可能。

外部に電話を転送する方法は、手動転送と自動転送。
特に自動転送は、一度登録して設定すればビジネスフォンの主装置が制御して自動的に転送してくれるので、業務効率の向上に繋がる便利な機能。

ただし、自動転送を利用しないときは設定の「解除」が必要!
ということで、ここではビジネスフォンの自動転送の設定・解除方法など簡単に解説いたします。

▶︎目次

1.自動転送を利用しないときは「解除」を忘れずに!

ビジネスフォンの「転送」といえば、一般的に内線番号で転送する「内線転送」を思い浮かべますが、今では外部の携帯やスマホ、一般電話にも転送できる「外線転送」も多くのビジネスホンに搭載されています。

その外線転送には、

  • 外線手動転送機能
  • 外線自動転送機能

と、単純に手動で転送する方法と自動的に転送してくれる方法の2つのタイプがあります。

外線手動転送機能は、内線転送の手順で内線番号の代わりに、外出している社員の携帯電話番号をダイヤルするだけ。
一方の外線自動転送機能は、かかってきた電話をオフィスのビジネスホンに呼び出しすることなく、自動的にその電話を転送する機能です。

外線自動転送の利用にあたっては、あらかじめ以下の手順で転送したい電話番号を登録します。

  1. 設定する内線電話機の受話器を上げる
  2. 外線自動転送の設定特番(例:# 機種によって異なる)をダイヤル
  3. 転送したい電話番号(携帯電話or一般電話など)をダイヤル
  4. 受話器を下ろせば設定は完了

登録できる転送先の電話番号の数は、メーカー・機種によって異なりますが、概ね8件程度が目安です。

自動転送を利用しないときは「解除」を忘れずに!

帰社したときは自動転送の「解除」は忘れずに!

上記の手順で一度登録すれば、あとは外出する際に以下の手順で自動転送を設定します。

  1. 内線電話機の受話器を上げて、自動転送設定特番(例:*01 機種で異なる)をダイヤル
  2. 登録した転送用の外線番号をダイヤル
  3. 受話器を置けば設定は完了

この設定を行えば、登録してある携帯電話や一般電話へ即座に転送してくれます。

そこで、帰社したときは設定の解除は忘れずに!

解除していないと、すべての外線着信が転送されてしまいます。
別の一般電話で登録いれば、転送先にも迷惑をかけてしまうので、自動転送を利用しないときは以下の手順で必ず解除設定を行いましょう。

  1. 内線電話機の受話器を上げて、自動転送解除特番(例:*02 機種で異なる)をダイヤル
  2. 登録した転送用の外線番号をダイヤル
  3. 受話器を置けば解除は完了

人間の特性として、設定してあとの解除は何かと忘れがち。

解除を忘れて損害を被ることはないものの、電話をかけてきた方や周囲に迷惑をかけるケースもあるので注意が必要です。

2.まとめ

ビジネスフォンの転送といえば、一般的に内線転送が主に利用されますが、外出している社員の携帯・スマホへ転送できる「外線転送」も現在のビジネスフォンには備わっています。

外線転送で外線自動転送を設定すれば、自動的に外出中の社員の携帯電話に転送してくれるので、業務効率は向上しますが、自動転送設定の解除は忘れないようにしましょう。

解除を忘れで自分だけでなく、周りにも迷惑をかけるケースがあるので、帰社したときは自動転送の解除は忘れずに。

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