「転送のやり方」は口頭転送と内線転送が基本!

20 8月 by webassist

「転送のやり方」は口頭転送と内線転送が基本!

活気があるオフィスでは、就業時間内は頻繁に外線着信があり、その都度必要に応じて通話を「転送」しているのではないでしょうか。
「転送」はビジネスフォンの機変機能の一つとして、日々の業務で便利に活用されています。

ビジネスフォンの転送の基本!

その転送の基本的なやり方は「口頭転送」と「内線転送」の2種類。
外部の携帯電話などに転送する「外線転送」もありますが、オフィス内で使う転送はこの2種類が基本となります。

というわけで、ここからは既に熟知している方もおられると思いますが、ビジネスフォンの基本的な転送のやり方をご紹介いたします。

▶︎目次

1.ビジネスフォンの転送の基本!「口頭転送」と「内線転送」のやり方

日頃からビジネスホンと呼んでいるものは、「内線電話機+主装置(PBX)」の組み合わせが基本。
主装置(PBX)は、小型の電話交換機として外線や内線を制御する役割を果たしていることで様々な機能が使えるのです。

「転送」もその一つ。
その際、転送とセットで利用するのが「保留」であり、通常「保留~転送」という流れで転送は行われます。
保留は、メーカー・機種に関わらず全ての内線電話機に搭載され、右下のピンクやオレンジの大きなボタンが「保留ボタン」になります。

ビジネスフォンの「口頭転送」と「内線転送」のやり方

そこで、保留~転送という流れで行う転送の基本的なやり方が、

  • 口頭転送
  • 内線転送

となるわけです。

また、内線電話機はすべて主装置(PBX)にケーブルを使って接続されますが、その際接続したすべての内線電話機には「内線番号」が割り振られます。

内線番号の割り振り方は、導入する主装置(PBX)のタイプで異なり、

  • 小規模なオフィス:二桁番号(01~99番)例:01、05など
  • 中~大規模オフィス:三桁~四桁(200~1000番)例:201、2001など

余談ですが、内線番号に「100」、「110」、「1100」など、「1」から始まる数字は基本的に使わない方が良いでしょう。
その理由は、緊急短縮ダイヤル「110」や「119」に誤発信するなどのトラブルが発生する可能性があるからです。

では、それぞれの転送のやり方を見ていきましょう。
ここでの例えとして、「外線01」に内線「201」の社員宛の外線着信があり、その電話を転送するケースでご説明いたします。

口頭転送のやり方

口頭転送は簡単な話、近くにいる社員に口頭で着信があることを伝えて転送する方法です。

  1. 「外線01」で内線「201」宛の電話を受ける
  2. 「保留ボタン」を押して保留状態に
  3. このとき相手にはメロディが流され、「外線01」のボタンは点滅状態になります。

  4. 内線「201」の社員が近くのデスクなら、「◯◯さ〜ん、外線01に△△さんから電話ですよ~」と伝えて受話器を置く
  5. 内線「201」の社員は受話器を上げて「外線01」を押せば通話ができます。

このように、外線着信して保留ボタンを押せば「転送待機状態」になるので、受話器を下ろしても通話は切れません。

内線転送のやり方

内線転送は、先程説明した「内線番号」を使って転送する方法です。

  1. 「外線01」で内線「201」宛の電話を受ける
  2. 「保留ボタン」を押して保留状態に
  3. このとき「転送待機状態」になっています。

  4. 番号キーで「201」をダイヤルすれば、内線「201」の電話機の呼び出し音が鳴る
  5. 内線「201」の社員が電話に出たら、「外線01に、△△さんから電話ですよ」と伝えて受話器を置く
  6. 内線「201」の社員は「外線01」を押せば通話ができ、通話の取り次ぎは完了です。

以上のように、外線着信して別の社員へ転送するとき、保留ボタンで一旦通話を保留状態に。
そして、声が届く範囲の社員へ転送するときは口頭で伝え、別室や別フロアの社員へ転送するときは内線番号を使って、それぞれ電話の転送を行います。

どちらも、ビジネスフォンのごく普通の転送のやり方です。

2.まとめ

オフィスのビジネスフォンで外線を「転送」するときのやり方は、口頭転送と内線転送の2種類。
普段何気なく行っている転送は、どちらかの方法になります。

別の社員宛の外線を受けたとき、まずは保留ボタンを押して保留状態にするのが基本。
そこから、近くの社員なら口頭で着信がある旨を伝え、別フロアの社員なら内線番号を使い、あとは担当者が点滅している外線ボタンを押せば無事転送は完了になります。

既に熟知している方は多いかと思いますが、初めてビジネスフォンを使う方の参考になれば幸いです。

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